一家好的活動(dòng)公司，不是他的道具如何齊全，也不是他的方案有多么完美，更多是在于他對(duì)現(xiàn)場(chǎng)是否有很好的管控能力。而成都活動(dòng)執(zhí)行公司提出以下幾點(diǎn)，幫助大家更好的掌控活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)。

　　首先，我們先分析下活動(dòng)過程中最容易出現(xiàn)的問題：

　　A)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)分工不明確導(dǎo)致管理混亂;

　　B)活動(dòng)前期準(zhǔn)備不足造成的現(xiàn)場(chǎng)事物的漏缺;

　　C)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)事件的處理缺乏一定的準(zhǔn)備和技巧因此在執(zhí)行活動(dòng)之前您首先必須做好以下3件事：

　　1、角色劃分角色劃分的目的就是為了使分工明確，易于操作。所以角色的劃分是角色管理的前提，也是操作活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)工作的重要基礎(chǔ)。角色劃分，不僅要注意角色的獨(dú)立性，還要注意角色內(nèi)所含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。

　　①活動(dòng)的組織方：主要包括活動(dòng)的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等參與活動(dòng)整體策劃和運(yùn)作的單位和個(gè)人。不管是在程序上，還是事件的實(shí)際處理過程中，活動(dòng)的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對(duì)于他們的管理和協(xié)調(diào)非常重要。

　　②場(chǎng)館方：主要是指場(chǎng)地的所有者或管理者。他們?cè)谡麄€(gè)活動(dòng)的進(jìn)程中充分扮演著活動(dòng)實(shí)際操作過程中的把關(guān)和配合角色。

　　③演員/主持/選手方：這方面主要包括參與活動(dòng)的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動(dòng)的表現(xiàn)主體人員。這種稱謂主要是為了有別于活動(dòng)主體人員，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候的活動(dòng)主體人員主要是觀眾，但是觀眾這一塊必須單獨(dú)管理。

　　④舞臺(tái)/燈光/音響制作方：主要包括舞臺(tái)的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試等幾個(gè)方面的工作人員。⑤嘉賓/觀眾方：主要包括到場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、評(píng)委、觀眾等幾方面的人員。參與嘉賓人數(shù)多的時(shí)候，必須要分開管理。

　　⑥媒體記者方：主要包括活動(dòng)邀請(qǐng)的媒體和主動(dòng)前來采訪的媒體。因?yàn)槊看位顒?dòng)都會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效應(yīng)，而且很多公關(guān)活動(dòng)的最終目的就是增加宣傳力度、擴(kuò)大影響力，媒體的參與對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的效益評(píng)估具有很大的參考價(jià)值。總之，在角色的劃分上應(yīng)該充分考慮到具體活動(dòng)的實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際情況來決定劃分的具體內(nèi)容才能取到事半功倍的效果。

　　2、工作職能角色劃分之后，不同角色中管理人員的職責(zé)又主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

　　①監(jiān)督和控制各種角色參與人員的到場(chǎng)和準(zhǔn)備情況。例如舞臺(tái)燈光音響是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓準(zhǔn)備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當(dāng)?shù)?

　　②負(fù)責(zé)各角色人員之間的信息溝通。參與活動(dòng)的各個(gè)方面都需要互相配合，各角色管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳達(dá)他們之間的信息和各種配合要求;

　　③負(fù)責(zé)解決各角色群體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題;

　　④及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)告工作進(jìn)展情況;

　　⑤現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的其他相關(guān)事務(wù)。

　　3、角色管理在籌備期的運(yùn)用在活動(dòng)籌備期的工作安排，以及擬定工作計(jì)劃的時(shí)候，我們往往以事件為核心來安排工作，這種管理方式雖然具有很強(qiáng)的目的性和針對(duì)性，能夠有很強(qiáng)的實(shí)用性，但是，如果在活動(dòng)籌備期適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用角色管理，那么在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中會(huì)更加“如虎添翼”，而對(duì)于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的管理也會(huì)顯得更加得心應(yīng)手、游刃有余。

　　在籌備期的角色管理仍以活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)角色劃分為基礎(chǔ)。即把活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的角色管理任務(wù)加以延伸至活動(dòng)的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關(guān)的籌備工作，并安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)整個(gè)籌備進(jìn)程，并且承擔(dān)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的同一方面的工作。由于一般活動(dòng)從籌備開始到活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施都有一個(gè)很長(zhǎng)的階段，人員變化比較頻繁，所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們?cè)趯?shí)際操作中還應(yīng)該盡量讓人員“從一而終”。從而進(jìn)一步保證活動(dòng)的進(jìn)程速度和效率。

　　由于大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，管控現(xiàn)場(chǎng)，保證活動(dòng)順利、高質(zhì)量完成，對(duì)于活動(dòng)執(zhí)行者而言卻是極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，成都活動(dòng)公司提示大家，不僅僅要做好以上3件事，并且應(yīng)該實(shí)施程序化的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理。